Sie benötigen mindestens folgende Basisdaten Ihrer Kameraden/innen:

• Name, Vorname
• vollständige Anschrift
• Geburtsdatum, -ort
• Eintrittsdatum / Unterbrechungszeiten 

Häufig wird es erforderlich, weitere Angaben Ihrer Kameraden/innen zu erheben und zu speichern:

• Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail u.ä.)
• Ausbildung / Studium
• Angaben zum Arbeitgeber
• Angaben über Angehörige
• Führerscheinklassen
• medizinische Angaben (bspw. Brille)
• Bankverbindung

Um die Leistungsfähigkeit Ihrer Freiwilligen Feuerwehr aufrechterhalten zu können, benötigen Sie gut ausgebildene Einsatzkräfte. Den Ausbildungsstand Ihrer Kameraden/innen sollten Sie dauerhaft erfassen und speichern:

• Grundausbildung (Truppmann-Ausbildung)
• Erste-Hilfe-Kurse
• weitergehende Ausbildung an der Kreisfeuerwehrschule
• weitergehende Ausbildung an der Landesfeuerwehrschule
• sonstige Spezialausbildung

Als Träger des Brandschutzes haben Sie diverse Verpflichtungen rund um die Arbeitsschutz in der Freiwilligen Feuerwehr (siehe Seminare & Webinare).
Hierunter zählen diverse Untersuchungsplichten rund um Ihr Personal, deren Fristen dauerhaft zu überwachen sind; bspw.:

• Tragen von atemschutzgeräte der Klassen 1-3 (ehemals G26.1-3)
• jährliche Übungsläufe
• Erste-Hilfe-Kurse
• Fahr-, Steuer- und Überwachungstätigkeiten (ehemals G25)
• Untersuchungen nach der Fahrerlaubnisverordnung (FeV)
• regelmäßige Kontrolle der Führerscheine
• Verlängerungsfristen der Führerscheine
• Arbeiten mit Absturzgefährdung (ehemals G41)
• Tätigkeiten mit Infektionsgefährdung (ehemals G42)
• Impfungen

Sämtliche Einsatzkräfte der Freiwilligen Feuerwehr verfügen über einen Dienstgrad und eine Dienststellung. Diese kann sich durch Beförderungen oder Bestellungen/Berufungen verändern.
Zudem werden Einsatzkräfte für besondere Leistungen geehrt.
All diese Akte sind durch den Träger des Brandschutzes zu dokumentieren:

• Beförderungen nach der Tätigkeitsverordnung (TVFF)
• Bestellungen in Funktionen
• Berufungen nach dem Brand- und Katastrophenschutzgesetz
• Ehrungen nach dem Prämien- und Ehrenzeichengesetz
• Sonstige Ehrungen

Die benötigen Mindestenangaben liegen häufig aus den Zeiten der Einsatzabteilung vor:

• Name, Vorname
• vollständige Anschrift
• Geburtsdatum, -ort
• Eintrittsdatum / Unterbrechungszeiten 

Die Kameraden/innen der Alters- und Ehrenabteilung sind trotz der Tatsache, nicht mehr am Einsatzgeschehen teilnehmen zu dürfen, wichtiger Bestandteil der Freiwilligen Feuerwehren. Sie bewahren häufig viel Wissen u.a. zur Historie der Feuerwehr auf und unterstützen gern bei divesen Aktivitäten. 
Es gilt daher auch die Daten der Kameraden/innen weiter zu pflegen:

• Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail u.ä.)
• Angaben über Angehörige

Auch Mitglieder der Alters- und Ehrenabteilung verfügen über einen Dienstgrad. zudem werden auch sie regelmäßig geehrt, sodass die Dokumentation fortzuführen ist:

• Ehrungen nach dem Prämien- und Ehrenzeichengesetz
• Sonstige Ehrungen